Dữ liệu khoa học, công nghệ: Cập nhật một lần, dùng nhiều lần

Dữ liệu phải đi theo vòng đời của nhiệm vụ khoa học

Trong quản lý khoa học, một nhiệm vụ không kết thúc về mặt giá trị khi hồ sơ được nghiệm thu. Kết quả nghiên cứu có thể tiếp tục được sử dụng, chuyển giao, phát triển thành công nghệ hoặc tạo ra tác động sau nhiều năm.

Vì vậy, nếu dữ liệu chỉ được thu thập tại những thời điểm phục vụ thủ tục hành chính, cơ quan quản lý sẽ khó theo dõi đầy đủ quá trình từ nguồn lực đầu vào đến kết quả và khả năng ứng dụng.

Theo Cục trưởng Cục Thông tin, Thống kê Trần Đắc Hiến, dữ liệu và thông tin khoa học, công nghệ là hạ tầng thiết yếu cho quản lý, nghiên cứu, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo. Dữ liệu chỉ thực sự phát huy giá trị khi được kết nối, chuẩn hóa, chia sẻ, phân tích và chuyển hóa thành tri thức.

Từ góc độ quản lý nhiệm vụ, Giám đốc Quỹ NAFOSTED Đào Ngọc Chiến cho rằng dữ liệu cần được hình thành và quản lý xuyên suốt vòng đời nhiệm vụ khoa học, công nghệ, từ đề xuất, tuyển chọn, phê duyệt, triển khai, đánh giá, nghiệm thu đến theo dõi việc sử dụng và tác động của kết quả nghiên cứu.

Cách tiếp cận này làm thay đổi đáng kể vai trò của dữ liệu trong quản lý. Thay vì chỉ là thành phần của một bộ hồ sơ, dữ liệu trở thành công cụ để theo dõi toàn bộ quá trình hình thành và phát triển của một nhiệm vụ.

Khi có dữ liệu đầy đủ hơn về vòng đời nhiệm vụ, cơ quan quản lý có thể nhìn thấy không chỉ số lượng đề tài được triển khai hay nghiệm thu, mà còn những lĩnh vực đang được đầu tư, năng lực nghiên cứu tập trung ở đâu, kết quả nào có khả năng tiếp tục phát triển và nguồn lực đã tạo ra những kết quả gì.

Đây cũng là cơ sở để việc xác định ưu tiên và phân bổ nguồn lực khoa học, công nghệ có thêm căn cứ dữ liệu. Thay vì chỉ nhìn vào các báo cáo riêng lẻ, cơ quan quản lý có thể từng bước hình thành bức tranh liên tục hơn về quá trình đầu tư và kết quả của hoạt động nghiên cứu.

Tuy nhiên, để dữ liệu có thể phục vụ mục tiêu đó, việc xây dựng hệ thống mới chỉ là bước đầu. Bài toán khó hơn nằm ở chất lượng dữ liệu và khả năng liên thông giữa các hệ thống.

Một hệ thống có thể chứa lượng dữ liệu lớn nhưng vẫn khó tạo ra giá trị nếu thông tin trùng lặp, thiếu chuẩn hóa, không được cập nhật hoặc không thể kết nối với dữ liệu ở những hệ thống khác.

Nói cách khác, trọng tâm của chuyển đổi số trong quản lý khoa học, công nghệ đang dần chuyển từ xây dựng hệ thống sang quản trị dữ liệu.

“Cập nhật một lần” để giảm phân mảnh dữ liệu

Nguyên tắc “cập nhật một lần, sử dụng nhiều lần” hướng tới giải quyết một vấn đề phổ biến trong quá trình số hóa: cùng một thông tin nhưng được yêu cầu cung cấp hoặc nhập lại ở nhiều hệ thống, thủ tục và thời điểm khác nhau.

Với nhà khoa học, tổ chức nghiên cứu hay doanh nghiệp, việc này làm phát sinh thêm chi phí hành chính. Về phía cơ quan quản lý, dữ liệu phân tán cũng kéo theo nhu cầu thu thập, đối chiếu và tổng hợp nhiều lần.

Nếu thông tin về một chuyên gia, tổ chức, nhiệm vụ hoặc kết quả nghiên cứu đã được xác thực, dữ liệu đó có thể tiếp tục được khai thác cho các quy trình phù hợp mà không cần yêu cầu chủ thể cung cấp lại từ đầu.

Nhưng “dùng nhiều lần” cũng đồng nghĩa với yêu cầu cao hơn đối với dữ liệu ngay từ nơi nó được tạo ra. Một dữ liệu sai hoặc thiếu nếu được liên thông sang nhiều hệ thống có thể tạo ra sai lệch ở nhiều khâu khác nhau.

Do đó, chuẩn hóa dữ liệu phải đi cùng với việc xác định rõ nguồn dữ liệu, trách nhiệm cập nhật, cơ chế kiểm chứng và phạm vi khai thác. Dữ liệu dùng chung cũng không có nghĩa mọi thông tin đều được chia sẻ không giới hạn. Cần phân định rõ dữ liệu nào có thể công khai, dữ liệu nào được chia sẻ giữa các cơ quan và dữ liệu nào cần được bảo vệ.

Đây là lý do việc làm sạch, chuẩn hóa khối dữ liệu được chuyển từ các hệ thống đã vận hành trước đây có ý nghĩa quan trọng. Cùng với đó là quá trình tiếp tục cập nhật dữ liệu từ các tổ chức khoa học và công nghệ, nhà khoa học và các bên liên quan.

Nếu chỉ chuyển dữ liệu cũ sang một nền tảng mới, số hóa có thể mới dừng ở việc thay đổi nơi lưu trữ. Nhưng nếu dữ liệu được làm sạch, chuẩn hóa và liên thông, nền tảng mới có thể tạo ra khả năng khai thác khác về chất.

Nhà khoa học có thể tiếp cận thông tin về các nhiệm vụ, tổ chức, chuyên gia và kết quả nghiên cứu. Doanh nghiệp có thêm cơ sở tìm kiếm công nghệ và kết quả có khả năng ứng dụng. Cơ quan quản lý có thể khai thác dữ liệu phục vụ theo dõi, đánh giá và hoạch định chính sách.

Theo định hướng này, Quỹ NAFOSTED sẽ kết nối hệ thống quản lý trực tuyến nhiệm vụ khoa học, công nghệ với nền tảng số quản lý khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo và Hệ thống thông tin quốc gia. Việc kết nối các hệ thống là một bước quan trọng để hạn chế tình trạng dữ liệu được tạo ra ở một nơi nhưng phải thu thập lại ở nơi khác.

Từ góc độ chính sách, đây cũng là điểm cần được quan tâm trong quá trình xây dựng hạ tầng dữ liệu khoa học, công nghệ. Giá trị của một hệ thống không nên chỉ được đo bằng số lượng hồ sơ được số hóa, số lượng dữ liệu được đưa lên hay số đơn vị được kết nối.

Quan trọng hơn là dữ liệu có thực sự được sử dụng lại hay không; có giúp giảm yêu cầu kê khai, giảm chi phí hành chính, hỗ trợ cơ quan quản lý ra quyết định và giúp kết quả nghiên cứu được tìm kiếm, kết nối với nhu cầu thực tế hay không.

Với khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo, dữ liệu càng được quản lý xuyên suốt vòng đời, khả năng sử dụng lại càng lớn. Một thông tin được tạo ra trong quá trình đề xuất nhiệm vụ có thể tiếp tục được khai thác khi tuyển chọn, triển khai, nghiệm thu và đánh giá kết quả.

Khi đó, “cập nhật một lần, sử dụng nhiều lần” không còn đơn thuần là một yêu cầu kỹ thuật. Đây là cách tiếp cận có thể giúp giảm phân mảnh dữ liệu, giảm trùng lặp trong quản lý và tạo thêm cơ sở dữ liệu cho việc hoạch định chính sách khoa học, công nghệ.

Bước tiếp theo vì vậy không chỉ là đưa thêm dữ liệu lên hệ thống, mà phải bảo đảm dữ liệu đúng, đủ, thống nhất, có khả năng kết nối và thực sự được khai thác. Chỉ khi đó, chuyển đổi số trong khoa học, công nghệ mới có thể đi xa hơn việc số hóa hồ sơ, hướng tới thay đổi phương thức quản trị dựa trên dữ liệu.