Hướng dẫn việc ghi sổ kế toán của các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152

Theo Thông tư số 152/2025/TT-BTC hướng dẫn việc ghi sổ kế toán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chính thức thay thế Thông tư số 88/2021/TT-BTC, về lưu trữ tài liệu kế toán, cho phép hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lựa chọn hình thức lưu trữ bằng phương tiện điện tử hoặc bản giấy, tùy điều kiện cụ thể. Các tài liệu kế toán bao gồm hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ kế toán và các tài liệu liên quan khác.

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu là 05 năm; riêng đối với hóa đơn, thời hạn lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế. Đây là điểm mới thể hiện sự linh hoạt, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong công tác quản lý tài chính – kế toán.

Thông tư 152/2025/TT-BTC cũng nêu rõ, ngoài các sổ kế toán được hướng dẫn tại Thông tư, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể bổ sung thêm sổ kế toán hoặc sửa đổi biểu mẫu sổ cho phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị. Tuy nhiên, các sổ kế toán mở thêm hoặc sửa đổi vẫn phải ghi đầy đủ các thông tin bắt buộc, gồm: Tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; họ tên và chữ ký của người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; và đóng dấu (nếu có). Quy định này nhằm bảo đảm tính pháp lý và khả năng kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Đối với trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử, nếu hệ thống thông tin quản lý thuế của cơ quan thuế hỗ trợ xác định số thuế GTGT, thuế TNCN và các loại thuế khác phải nộp (nếu có). Đồng thời thông báo cho người nộp thuế, thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng các mẫu sổ kế toán hướng dẫn tại Thông tư để theo dõi, đối chiếu số thuế phải nộp theo thông báo của cơ quan thuế. Việc này giúp tăng tính minh bạch, giảm sai sót trong quá trình kê khai, nộp thuế.

Thông tư cũng hướng dẫn cụ thể việc ghi sổ kế toán theo từng trường hợp áp dụng, tương ứng với nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Thứ nhất, đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân, Thông tư quy định sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu số S1a-HKD). Sổ này được mở để ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, làm căn cứ xác định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, nộp thuế TNCN theo quy định của pháp luật về thuế hay không.

Trong trường hợp thực hiện kê khai doanh thu theo quy định, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số liệu với cơ quan thuế. Phương pháp ghi sổ được hướng dẫn cụ thể theo từng cột, từ ngày, tháng ghi sổ; diễn giải doanh thu; đến số tiền bán hàng hóa, dịch vụ.

Thứ hai, đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu, chứng từ kế toán sử dụng là hóa đơn và các chứng từ khác theo quy định của pháp luật về thuế. Trường hợp này áp dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu số S2a-HKD) để ghi chép doanh thu theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN.

Nếu hộ kinh doanh có nhiều nhóm ngành nghề khác nhau, sổ có thể được mở riêng cho từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ hoặc mức thuế suất. Sổ này cũng được sử dụng để theo dõi, đối chiếu số thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp với cơ quan thuế trong trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu nộp thuế.

Thứ ba, đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế, Thông tư quy định sử dụng hóa đơn, bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ (đối với trường hợp mua của người bán không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng) và các chứng từ kế toán khác để làm căn cứ xác định doanh thu, thu nhập tính thuế.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng nhiều loại sổ kế toán, gồm: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu S2b-HKD); Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (mẫu S2c-HKD); Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu S2d-HKD); Sổ chi tiết tiền (mẫu S2e-HKD). Các sổ này nhằm phản ánh đầy đủ, chi tiết tình hình doanh thu, chi phí, tài sản và dòng tiền, phục vụ việc xác định nghĩa vụ thuế theo đúng quy định.