Phạt lũy tiến hóa đơn: Thông điệp siết chặt kỷ cương thuế trong kinh doanh

Nghị định mới này có hiệu lực từ ngày 16/1/2026, đánh dấu sự thay đổi căn bản trong tư duy xử phạt các hành vi vi phạm về hóa đơn theo hướng tăng tính răn đe và phù hợp với phương thức quản lý thuế dựa trên dữ liệu.

Chuyển từ “phạt theo hành vi” sang “phạt theo số lượng vi phạm”

Một trong những điểm thay đổi quan trọng của Nghị định 310/2025/NĐ-CP là việc chuyển bản chất xử phạt từ tính chất hành vi sang cơ chế phạt lũy tiến theo số lượng hóa đơn vi phạm. Theo đó, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không còn bị xử phạt “một mức chung” như trước đây, mà được chia thành nhiều khung, tương ứng với số lượng hóa đơn không lập.

Cụ thể, trường hợp không lập hóa đơn dưới 10 số hóa đơn bị phạt từ 1 – 10 triệu đồng; từ 10 đến dưới 50 số hóa đơn bị phạt từ 10 – 50 triệu đồng; và nếu vi phạm từ 50 số hóa đơn trở lên, mức phạt có thể lên tới 60 – 80 triệu đồng.

Trong khi đó, theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP trước đây, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chỉ bị phạt tối đa 20 triệu đồng, không phân biệt số lượng hóa đơn vi phạm. Cách tiếp cận này từng bị đánh giá là chưa đủ sức răn đe, đặc biệt đối với các mô hình kinh doanh có tần suất giao dịch lớn.

Thực tiễn cho thấy, với quy định cũ, một cửa hàng có thể phát sinh hàng trăm, thậm chí hàng nghìn giao dịch nhưng không xuất hóa đơn, song khi bị kiểm tra vẫn chỉ bị xử phạt ở mức tối đa 20 triệu đồng. Trong nhiều trường hợp, mức phạt này thấp hơn đáng kể so với số thuế đáng lẽ phải nộp, dẫn đến tâm lý coi vi phạm hóa đơn như một “chi phí rủi ro”.

Với cơ chế phạt lũy tiến theo số lượng hóa đơn vi phạm, từ khi Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực, chỉ cần cơ quan thuế xác định người nộp thuế bỏ sót từ 50 giao dịch trở lên trong cùng kỳ kiểm tra, mức phạt có thể tăng vọt lên khung 60 – 80 triệu đồng. Quy định này được đánh giá là tác động trực diện tới các lĩnh vực bán lẻ, F&B (nhà hàng, quán ăn) và thương mại điện tử – những ngành có đặc thù phát sinh nhiều giao dịch nhỏ trong ngày.

Quản lý thuế dựa trên dữ liệu: Không xuất hóa đơn ngày càng khó “lọt lưới”

Song song với việc tăng mức xử phạt, công tác kiểm tra, phát hiện vi phạm về hóa đơn hiện nay không còn phụ thuộc chủ yếu vào phương thức kiểm tra thủ công. Cơ quan thuế đang triển khai đồng bộ các nghiệp vụ quản lý thuế trên nền tảng công nghệ số và dữ liệu lớn.

Thông qua hệ thống phần mềm quản lý thuế, dữ liệu bán hàng từ máy tính tiền, phần mềm quản lý bán lẻ, hệ thống quản lý đơn hàng của doanh nghiệp được tự động đối chiếu với dữ liệu hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó là việc khai thác dữ liệu đa nguồn như thanh toán không dùng tiền mặt, quy mô cửa hàng, diện tích kinh doanh, lượng hàng tồn kho, số lao động và dữ liệu khai – nộp thuế của các bên liên quan.

Trên cơ sở dữ liệu liên thông và khả năng truy vết theo thời gian thực, cơ quan thuế có thể xác định tương đối chính xác các trường hợp không lập hóa đơn, lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc không phù hợp với thực tế kinh doanh. Khi phát hiện dấu hiệu vi phạm, cơ quan quản lý sẽ làm rõ và xác định số lượng hóa đơn vi phạm làm căn cứ xử phạt. Trong bối cảnh đó, việc “né” xuất hóa đơn ngày càng trở nên rủi ro và khó che giấu.

Đáng lưu ý, vi phạm về hóa đơn không chỉ dừng lại ở xử phạt hành chính. Trường hợp hành vi không lập hóa đơn dẫn đến trốn thuế với số tiền từ 100 triệu đồng trở lên, hoặc thuộc trường hợp tái phạm, người nộp thuế có thể bị xem xét xử lý hình sự về tội trốn thuế theo Điều 200 Bộ luật Hình sự, nếu đủ yếu tố cấu thành tội phạm.

Đối với các mô hình kinh doanh trên nền tảng số và thương mại điện tử – nơi giao dịch phát sinh qua nhiều kênh, nhiều thời điểm – yêu cầu tuân thủ quy định về hóa đơn càng trở nên cấp thiết để tránh rủi ro pháp lý kéo dài.

Chuẩn hóa quy trình – giải pháp giảm thiểu rủi ro

Theo các chuyên gia, khi đã xác định tuân thủ là chiến lược dài hạn, doanh nghiệp cần sớm rà soát và chuẩn hóa quy trình bán hàng – lập hóa đơn theo hướng tự động hóa. Việc tích hợp đồng bộ giữa nền tảng bán hàng, hệ thống thanh toán và phần mềm hóa đơn điện tử, kèm theo cơ chế kiểm soát theo thời gian thực và rà soát định kỳ, sẽ giúp hạn chế tình trạng bỏ sót hóa đơn và tránh bị “dồn vi phạm” trong một kỳ thanh tra.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp vi phạm hóa đơn không hẳn do cố tình, mà xuất phát từ những sai sót phổ biến như: chỉ lập hóa đơn khi khách hàng yêu cầu; không xuất hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch; hoặc nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền và thời điểm phải lập hóa đơn, đặc biệt trong các giao dịch qua sàn thương mại điện tử và mạng xã hội.

Từ góc độ chính sách, Nghị định 310/2025/NĐ-CP cho thấy định hướng siết chặt kỷ cương thuế, tập trung xử lý mạnh các hành vi vi phạm có tính kéo dài, lặp lại nhiều lần. Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp không còn nhiều dư địa để coi vi phạm hóa đơn là rủi ro có thể chấp nhận, mà buộc phải thay đổi tư duy quản trị, coi tuân thủ pháp luật thuế là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển bền vững.