Thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử thông qua hệ thống eContract

Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 quy định về hợp đồng lao động điện tử, đánh dấu bước hoàn thiện quan trọng của khung pháp lý về chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động, việc làm.

Nguyên tắc chung giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử

Nghị định khẳng định hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐĐT) là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Theo quy định, việc giao kết và thực hiện HĐLĐĐT phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ cũng như các quy định cụ thể tại Nghị định này.

HĐLĐĐT phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.

Nhà nước khuyến khích sử dụng HĐLĐĐT thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong công tác quản trị nhân sự và trong giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

Nghị định xác định các chủ thể tham gia hoạt động giao kết và thực hiện HĐLĐĐT bao gồm người lao động và người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động, đồng thời có sự tham gia của nhà cung cấp eContract đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử thông qua eContract

Việc giao kết HĐLĐĐT được thực hiện thông qua eContract với yêu cầu bắt buộc phải sử dụng phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hệ thống eContract phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng, có phương án kỹ thuật duy trì hoạt động và khắc phục sự cố, đồng thời bảo đảm lưu trữ, toàn vẹn dữ liệu và khả năng tra cứu HĐLĐĐT đã được giao kết.

Bên cạnh đó, eContract phải bảo đảm việc định danh, xác thực đúng chủ thể theo quy định pháp luật, xác nhận sự đồng ý của các bên đối với nội dung hợp đồng, thực hiện chứng thực HĐLĐĐT trước khi gửi về Nền tảng HĐLĐĐT để gắn mã định danh, đồng thời hỗ trợ chuyển đổi linh hoạt giữa HĐLĐĐT và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật.

Đối với người lao động và người sử dụng lao động, Nghị định yêu cầu phải bảo đảm đầy đủ các điều kiện về giấy tờ định danh hợp pháp.

Trong đó, cá nhân là người lao động hoặc người sử dụng lao động phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ theo quy định, trong trường hợp là người nước ngoài phải có hộ chiếu và thị thực hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực còn hiệu lực.

Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã hoặc hộ gia đình phải có đầy đủ giấy tờ pháp lý về thành lập, đăng ký hoạt động và giấy tờ định danh hợp pháp của người đại diện theo pháp luật.

Đồng thời, các bên tham gia giao kết HĐLĐĐT phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Đối với nhà cung cấp eContract, Nghị định đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt về năng lực kỹ thuật và pháp lý.

Cụ thể, nhà cung cấp phải có eContract đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định, có giải pháp công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu và bảo đảm sự khớp đúng giữa thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân với dữ liệu sinh trắc học của người đại diện theo pháp luật, qua đó bảo đảm định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính theo quy định của pháp luật.

Đồng thời, nhà cung cấp eContract phải có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy với loại hình dịch vụ được phép cung cấp là chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Gắn mã định danh cho hợp đồng lao động điện tử

Nghị định cũng quy định rõ việc gắn mã định danh cho HĐLĐĐT. Theo đó, HĐLĐĐT phải được tạo lập, xác thực định danh, ký số, gắn dấu thời gian kèm chữ ký số của các bên và được nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu.

Trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi HĐLĐĐT về Nền tảng HĐLĐĐT để thực hiện việc gắn mã định danh theo quy định của Bộ Nội vụ.

HĐLĐĐT có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số và gắn dấu thời gian kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết, cùng với việc chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Nghị định cũng quy định cụ thể về việc chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và HĐLĐĐT. Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy phải tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử, trong đó chủ thể giao kết phải được xác thực theo quy định về định danh và xác thực điện tử. HĐLĐĐT sau khi chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và phải được gắn mã định danh. Ngược lại, hợp đồng lao động bằng văn bản giấy được chuyển đổi từ HĐLĐĐT cũng được thực hiện theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và có giá trị pháp lý như bản gốc khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Nghị định số 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026. Chậm nhất đến ngày 01/7/2026, Nền tảng HĐLĐĐT phải được chính thức đưa vào vận hành, và kể từ thời điểm này, việc giao kết và thực hiện HĐLĐĐT sẽ được thực hiện thống nhất theo quy định tại Nghị định, tạo cơ sở pháp lý đồng bộ cho quá trình số hóa quan hệ lao động trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia.